Stammdaten auswerten und pflegen – z.B. mit EXCEL

Stammdaten sind ein unbeliebtes Thema in vielen Unternehmen. Niemand möchte sich damit beschäftigen – ist doch langweilig – ändert sich doch nicht viel ….
Aber ohne Stammdaten befinden wir uns im Blindflug. Wenn wir den Berg vor uns sehen, ist es schon zu spät – oder: wenn wir feststellen, dass wir nicht lieferfähig sind, können wir es nicht mehr verhindern.

Kleines Beispiel: vor Jahren wurden Stammdaten zu einem Kaufartikel erfasst, und in der Folge auch die Lieferzeiten und der Rhythmus der Nachbestellungen eingestellt. Dann passierte nie wieder etwas damit.

Inzwischen gab es Lieferengpässe im Herstellerland, oder der Schifffahrtsweg war blockiert (z.B. EVER GIVEN), und plötzlich war der Bestand auf Null geschrumpft, und nun bekommt das Unternehmen erst wieder in 6 Wochen Ware. Im Handel sehr unangenehm, denn das kostet Umsatz, im Automotive-Bereich unmöglich, da wechselt der OEM zu einem anderen Lieferanten.

Daher müssen Stammdaten regelmäßig geprüft und ggf. angepasst werden.
Wenn es im Unternehmen dazu keine Datenbank gibt, dann eben mit EXCEL.
Auch auf diesem Weg lässt sich – zumindest vorläufig – etwas ausrichten.
Gern bringe ich Ihre Stammdaten in Ordnung und erstelle darüber hinaus auch entsprechende Auswertungen, Dashboards, Übersichten, so dass Sie Ihre Bestellungen stets rechtzeitig rausschicken und Lieferengpässe vermeiden.

Sind die Stammdaten dann korrekt, müssen im nächsten Schritt die Bewegungsdaten untersucht werden, also Zu- und Abgänge (Verbrauch / Abverkäufe), um artikelbezogen eine Bestandsoptimierung vorzunehmen und damit auch die Kapitalbindung zu reduzieren.
Auch die weitere Integration in ein geeignetes System (z.B. ERP) übernehme ich gern für Sie.

Tiefergehende Analysen und Auswertungen sind auf dieser Basis ebenfalls möglich.

Beispiele für Artikelbestandsgebirge

Für einen Kunden, der ein neues Lager für seine Rohware, Halbfertigware und Fertigware erstellt hat, waren zunächst einmal der zukünftige Platzbedarf und die Anzahl Arbeitsplätze für die zu erwartenden Umschlagsmengen zu ermitteln.

Einfach Anzahl Artikel mal Anzahl je Behälter mal Behältergröße und daraus eine Fläche in m2 bzw. daraus die Anzahl Regale auszurechnen, führt jedoch meist zu falschen Ergebnissen. Es ist auch der Verbrauch, die Wiederbeschaffungszeit, der Lieferrhythmus je Artikel zu berücksichtigen, weiterhin die tägliche Entnahme (Kommissionierung), die je Artikel ganz unterschiedlich ist. Unter Verwendung der durchschnittlich möglichen Entnahmen pro Zeiteinheit (z.B. Stunde) wird dann auch die Anzahl benötigter Arbeitsplätze ermittelt.

Zur Gewinnung eines schnellen Überblicks kann eine Auswertung dann so aussehen:

Oder dann nach Häufigkeit so:

Auch hier war die Voraussetzung für realistische Berechnungen erst einmal die Korrektheit der Stamm- und Bewegungsdaten. Diese habe ich mit dem Kunden gemeinsam herbeigeführt.

Diese Beispiele waren etwas komplex, aber auch für einfachere Fragestellungen kann ich Ihnen schnell Auswertungen erstellen: sprechen Sie mich an, wir erörtern Ihr Thema telefonisch oder per Teams-Meeting, und dann besprechen wir das weitere Vorgehen.

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